Política de tratamiento de datos

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Política de tratamiento de datos 2017-12-11T08:50:21+00:00

Aviso de privacidad

De conformidad con lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y por el decreto 1377 de 2013 que reglamenta parcialmente dicha ley , BIENES & BIENES S.A. sociedad anónima colombiana, identificada con NIT 890.942.513-8 se permite informar que ha venido incorporando en sus diferentes bases de datos información de carácter personal que se ha obtenido a través de sus diferentes canales de atención y/o con razón a las relaciones de tipo contractual o precontractual en desarrollo del giro ordinario de su actividad económica. BIENES & BIENES S.A., informa que en cumplimiento de la Ley 1581, ha adoptado las medidas de tipo legal, técnicas y administrativas necesarias para evitar la pérdida, acceso o alteración de los datos personales a los cuales damos tratamiento, de igual forma a través de estas medidas nuestro objetivo es garantizar la seguridad e integridad de este tipo de datos durante todo el tratamiento que realicemos a este tipo de información. Los titulares de la información a través de su consentimiento, aceptan libre, expresa y de forma inequívoca que sus datos personales sean tratados por parte de BIENES & BIENES S.A., para realizar las siguientes finalidades:

  1. Gestionar una correcta prestación de los servicios que presta la compañía.
  2. Informar sobre nuestros productos y/o servicios propios o por cuenta de otros, sobre la construcción gerencia, promoción, venta y administración de proyectos o programas inmobiliarios, promoción de negocios de urbanización o parcelación.
  3. Informar sobre cambios en las políticas de tratamiento de la información.
  4. Tramitar encargos, solicitudes o cualquier tipo de petición que sea realizada por el usuario a través de cualquiera de las formas de contacto que se ponen a disposición del usuario en el sitio web de la compañía.
  5. Gestionar de forma correcta la protección y el ejercicio de los derechos que tienen los accionistas de BIENES & BIENES S.A.
  6. Enviar boletines informativos.
  7. Elaborar estudios estadísticos.
  8. Gestionar las relaciones contractuales laborales y comerciales adquiridas de una forma correcta.
  9. Gestionar procesos de cobranzas pre judiciales y judiciales.
  10. Gestionar requerimientos de autoridades administrativas y judiciales en cumplimiento de sus funciones.

Enviar de forma eventual de comunicaciones comerciales y publicitarias por cualquiera de los medios que se relacionan a continuación, tales como correo electrónico, SMS, MMS, FAX, REDES SOCIALES o cualquier otro medio electrónico o físico conocido en el presente o futuro, que haga posible realizar comunicaciones de tipo comercial y/o publicitario.

Dichas comunicaciones comerciales serán relacionadas sobre productos o servicios ofrecidos por BIENES & BIENES S.A. o sus afiliados, aliados comerciales y/o estratégicos con los que se pacte algún acuerdo de promoción comercial entre sus clientes.

Autorizo a BIENES & BIENES S.A., para que en caso de ser necesario, se envíen mis datos a terceros países para los fines del tratamiento autorizado o para propósitos de almacenamiento o eventuales servicios de Software como Servicio o SAAS que BIENES & BIENES S.A., contrate o requiera.

Otras finalidades: Salvo que usted como titular de los datos personales revoque su autorización para las finalidades que se determinan a continuación, le informamos que en el evento de ser necesario sus datos personales relativos a nombre, apellido, domicilio, dirección electrónica, teléfono fijo y celular, podrán ser cedidos para ser seleccionados como destinatarios de ofertas comerciales que puedan ser de su interés por parte de otras entidades de sectores económicos como el asegurador, operadores de telecomunicaciones, ocio, financiero, servicios públicos, educación, salud, sector real, con las cuales las empresas del BIENES & BIENES S.A., genere o tenga alianzas o acuerdos. BIENES & BIENES S.A. garantiza en todo momento a los titulares de información de carácter personal el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación en los términos dispuestos en la legislación vigente, los cuales están descritos de una forma clara y legible en nuestro “MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA ATENDER RECLAMOS POR PARTE DE TITULARES DE INFORMACIÓN PERSONAL”.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Para BIENES & BIENES S.A., en calidad de responsable del tratamiento de la información personal de sus, clientes, colaboradores, contratistas y/o proveedores, entendiendo estos como personas naturales, sujetos de los derechos que otorga la normatividad vigente en materia de protección de datos, es de suma importancia garantizar en todo momento la seguridad de sus datos personales. De acuerdo a lo contemplado en la normatividad vigente y aplicable en materia de protección de datos, BIENES & BIENES S.A., se compromete a dar el tratamiento adecuado a todos y cada uno de los datos personales que le sean facilitados y que a su vez son incorporados en nuestras bases de datos y/o archivos con las finalidades específicas para lo cual fueron entregados.

Dichas finalidades se encuentran establecidas en nuestro aviso de privacidad que usted puede consultar en la siguiente dirección electrónica www.bienesybienes.com o escribiendo al email habeasdata@bienesybienes.com o si lo prefiere dirigir una comunicación escrita a la dirección Calle 8 No.43 A 48.

MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA ATENDER RECLAMOS DE LOS TITULARES DE INFORMACIÓN PERSONAL

BIENES & BIENES S.A., sociedad comercial colombiana identificada con NIT 890.942.513-8, en adelante BIENES & BIENES; informa a sus clientes, colaboradores, contratistas y/o proveedores (en adelante GRUPOS DE INTERES), y en general a todas las personas que hayan facilitado o que en el futuro faciliten sus datos personales sobre el contenido del presente manual: CONTENIDO

  1. INTRODUCCIÓN
  2. DEFINICIONES
  3. OBJETO
  4. ÁMBITO DE APLICACIÓN
  5. REQUISITOS ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE CIERTOS DATOS PERSONALES
  6. PRINCIPIOS RECTORES DE PROTECCIÓN DE DATOS
  7. DERECHOS Y PROCEDIMIENTOS
  8. PROCEDIMIENTOS DE CONSULTA Y RECLAMOS PARA EL CONOCIMIENTO, ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN, OPOSICIÓN Y CANCELACIÓN SOBRE LOS DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES
  9. MECANISMOS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN PERSONAL QUE REPOSA EN LAS BASES DE DATOS DE BIENES & BIENES.

1. INTRODUCCIÓN

El artículo 15 de la Constitución Política colombiana determina que “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas (…)”. Este precepto constitucional, consagra tres derechos fundamentales autónomos, a saber, intimidad, buen nombre y habeas data. El precepto constitucional que se desarrolla en este documento es el de “habeas data”, derecho que garantiza y protege todo lo relacionado con el conocimiento, actualización, rectificación y oposición de la información personal contenida en bases de datos y archivos, y el cual ha sido desarrollado y protegido mediante la Ley Estatutaria 1581 de 2012. El derecho de habeas data debe entonces entenderse como un derecho fundamental autónomo que se compone de dos elementos, la autodeterminación informática y la libertad.

2. DEFINICIONES

Base de Datos: conjunto organizado de datos de carácter personal que sea objeto de tratamiento, de clientes, asociados, empleados, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso. Clientes: personas físicas o jurídicas interesadas en la compra, venta o alquiler de inmuebles y/o proyectos de construcción. Consentimiento: toda manifestación de voluntad, libre, expresa, inequívoca e informada, mediante la que el cliente acepte el tratamiento de datos personales que le conciernen. Datos personales: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, información de tipo numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a personas físicas identificadas e identificables. Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Gestión Inmobiliaria: diligencias de tipo legal y administrativo de bienes inmuebles por cuenta de un tercero o directamente por el propietario. En la gestión inmobiliaria se pueden incorporar operaciones de compra y venta de inmuebles. Habeas Data: es el derecho que todo titular de información tiene de conocer, actualizar, rectificar u oponerse a la información concerniente a sus datos personales. Tratamiento: conjunto de operaciones o procedimientos técnicos de carácter automatizado o no, que permitan la recogida, grabación, conservación, elaboración, modificación, consulta, utilización, modificación, cancelación, bloqueo o cancelación. Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento de los datos.

3. OBJETO

Este documento tiene como objeto informar a los GRUPOS DE INTERÉS y en general a todas las personas que hayan facilitado o que en el futuro faciliten sus datos personales a BIENES & BIENES, sobre la política de tratamiento de la información personal y permitir a los titulares de los datos personales ejercer su derecho de habeas data, estableciendo el procedimiento necesario que éstos deben seguir si desean conocer, actualizar, rectificar y oponerse a los datos que se encuentren en nuestras bases de datos y/o archivos. Este documento está orientado a proteger y garantizar todo lo concerniente al tratamiento de datos personales, las libertades y los derechos de tipo fundamental que tienen todas las personas naturales. El presente documento se encuentra alineado con el decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581 de 2012, en cuanto al cumplimiento del aviso de privacidad que se debe brindar a los titulares de la información personal por parte de BIENES & BIENES, quien actúa como responsable del tratamiento de los datos personales. Este documento comunica al titular de la información personal las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables a sus datos personales. De igual forma mediante este manual se explicará la forma de acceder a sus datos personales y se determinará la manera cómo se dará tratamiento y posterior uso a los datos personales.

4. AMBITO DE APLICACIÓN

El manual interno de políticas y procedimientos para atender reclamos de los titulares de la información, se aplicarán obligatoriamente a todos los datos de carácter personal registrados en soportes físicos o digitales que sean susceptibles de ser tratados por BIENES & BIENES como responsable de dichos datos. El régimen de protección de datos personales que se establece en el presente documento no será de aplicación a las bases de datos o archivos indicados en el artículo 2 de la Ley 1581 de 2012.

5. REQUISITOS ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE CIERTOS DATOS PERSONALES

5.1 Datos personales de niños y adolescentes contemplados en este manual:

El tratamiento de datos personales de menores o adolescentes por parte de BIENES & BIENES se llevará a cabo respetando siempre los siguientes requisitos:

5.1.1 Siempre responder y respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

5.1.2 Siempre asegurar por parte del responsable el respeto a sus derechos fundamentales.

5.1.3 Que en la medida de lo posible se realice dicho tratamiento teniendo en cuenta la opinión de los menores titulares de la información de carácter personal, considerando los siguientes factores:

  • Madurez
  • Autonomía
  • Capacidad para entender el fin de dicho tratamiento
  • Explicar las consecuencias que conlleva el tratamiento

*Atención: La valoración de las anteriores características no podrá hacerse o realizarse de forma general, deberá hacerse caso por caso.

Todo responsable, encargado o tercero involucrado en el tratamiento de los datos personales de menores, deberá siempre velar por el uso adecuado de este tipo de datos.

5.2 Datos personales de carácter sensible establecidos en la Ley 1581 de 2012.

BIENES & BIENES identifica los datos sensibles que eventualmente recolecten o almacenen se realiza con el objetivo de:  Implementar especial atención y reforzar su responsabilidad frente al tratamiento de este tipo de datos, lo que se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y los deberes establecidos por la normatividad vigente en materia de protección de datos.  Establecer los niveles de seguridad técnica, legal y administrativa para tratar esa información de forma adecuada.  Aumentar las restricciones de acceso y uso por parte del personal de BIENES & BIENES y de terceros.

6. PRINCIPIOS RECTORES DE PROTECCIÓN DE DATOS

Este manual cumple con todos los principios rectores contemplados en la Ley 1581 de 2012:  Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos. El tratamiento a que se refiere la mencionada ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.  Principio de finalidad. El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.  Principio de libertad. El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.  Principio de veracidad o calidad. La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.  Principio de transparencia. En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.  Principio de acceso y circulación restringida. El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley 1581 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la presente ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados.  Principio de seguridad. La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.  Principio de confidencialidad. Las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.

7. DERECHOS Y PROCEDIMIENTOS

Para la protección de datos personales los GRUPOS DE INTERÉS tendrán los siguientes derechos:  Conocer y acceder a sus datos personales que hayan sido objeto de un tratamiento  Actualizar a sus datos personales que hayan sido objeto de un tratamiento.  Rectificar los datos personales que hayan sido objeto de un tratamiento.  Oponerse y cancelar su autorización para el tratamiento de sus datos personales, cuando en el tratamiento de los mismos no se hayan respetado los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012.  Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales. Estos derechos podrán ser ejercidos directamente por el titular de la información, su apoderado o su causahabiente, según el caso, siempre que se presente el documento idóneo para dicha representación, como lo es un poder especial firmado y autorizado.

7.1. Derecho de Conocimiento y Acceso.

Toda persona natural tendrá el derecho de conocer si sus datos personales han sido sometidos a un tratamiento por parte de BIENES & BIENES en los términos expresados en la norma, además de ejercer el derecho de conocer el origen de sus datos y si los mismos han sido cedidos o no a terceros y, por ende, la identificación de los cesionarios.

7.2. Derecho de Actualización.

Toda persona natural tendrá el derecho de actualizar la información conservada por BIENES Y BIENES como datos personales en los términos expresados en la norma.

7.3. Derechos de Rectificación.

Toda persona natural tiene el derecho de comprobar frente al responsable del tratamiento de la información la exactitud y veracidad y solicitar la rectificación de sus datos personales recolectados cuando los mismos resulten inexactos, estén incompletos o conlleven a error. Los titulares de la información deberán indicar los datos que solicitan corregir y además acompañar la documentación que justifique lo solicitado.

7.4. Solicitud de Oposición y cancelación

El titular de la información personal deberá indicar los datos que se deben cancelar o rectificar, aportando si es del caso la documentación o prueba que lo justifique. La cancelación dará lugar al bloqueo de sus datos, conservándolos por parte del responsable, con el único fin de que éstos sean accesibles a autoridades administrativas o judiciales, siempre obedeciendo el plazo de prescripción que exista sobre los mismos. Cumplido este plazo debe procederse por parte del responsable a la cancelación definitiva de la información personal del interesado o afectado, que repose en nuestras bases de datos o archivos. Igualmente el titular podrá solicitar la supresión o cancelación de sus datos personales cuando el tratamiento de los mismos por parte del responsable o encargado resulte excesivo e inclusive inadecuado.Los datos de los titulares de la información serán conservados durante los tiempos previstos en las normas aplicables y/o dependiendo del caso, de las relaciones contractuales entre el titular de la información personal y el responsable del tratamiento. En todo caso la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

8. PROCEDIMIENTOS DE CONSULTA Y RECLAMOS PARA EL CONOCIMIENTO, ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN, OPOSICIÓN Y CANCELACIÓN SOBRE LOS DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES

Para ejercer los derechos mencionados en el numeral sexto, el titular de la información podrá dirigirse a la sede principal de BIENES & BIENES ubicada en la Calle 8 No. 43 A 48, realizar su solicitud a través de la página web (www.bienesybienes.com) o dirigirse mediante el correo electrónico habeasdata@bienesybienes.com, siempre que diligenciando el formato dispuesto por BIENES Y BIENES y realice el trámite conforme a las siguientes determinaciones para el ejercicio del derecho:

8.1. Requisitos para ejercer el derecho de habeas data a través de apoderado

Este derecho puede ejercerse por el interesado debidamente identificado o por el apoderado del titular de la información personal (se debe adjuntar copia del poder con la solicitud). Si se llegare a presentar la solicitud por parte de una persona que no fuese el titular de la información personal, sin cumplir con la presentación del documento idóneo que sustente la representación, ésta deberá ser tenida como no presentada y no se dará respuesta a dicho requerimiento. Los menores de edad deberán ejercer su derecho de habeas data a través de quien acredite su representación legal.

8.2. Consultas

Los titulares de la información, que deseen realizar consultas, deberán tener en cuenta que BIENES & BIENES, como responsable o encargada del tratamiento de la información personal de sus GRUPOS DE INTERÉS, deberán suministrar a dichas personas toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular. La consulta se formulará por el medio habilitado y será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, sin perjuicio de las disposiciones contenidas en leyes especiales o reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional que podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.

8.3. Reclamos

El Titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en ley 1581, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

  • El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
    Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
    En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos días hábiles e informará la situación al interesado.
  • Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  • El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8.4. Procedibilidad

El titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento. La persona interesada o afectada que desee ejercer cualquiera de los derechos citados en este documento, podrá hacerlo por comunicación escrita a la entidad responsable del tratamiento de su información personal, acompañando dicha solicitud de su firma y copia de la identificación personal o documento similar análogo. 5. Contenido de la información entregada por parte de BIENES & BIENES. Toda información que se brinde al titular de los datos personales deberá ser legible, precisa y verificable. 9. MECANISMOS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN PERSONAL QUE REPOSA EN LAS BASES DE DATOS DE BIENES & BIENES. BIENES & BIENES cuenta con mecanismos y herramientas tecnológicas para controlar el acceso a las bases de datos corporativas donde reposa la información de nuestros públicos de interés, tales como Firewall para acceso a la red, niveles controlados de acceso y asignación personalizada de usuarios y contraseñas de consulta y modificación.

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